Fiscale eindejaarstips werkgever

1. Controleer aansluiting loon- en financiële administratie
2. Benut de vrije ruimte volledig
3. Richt een personeelsfonds op
4. Oud- of nieuwjaarsborrel op kantoor
5. Houd de werknemers fit
6. Kies voor de concernregeling
7. Controleer sectorindeling en premies
8. Dien tijdig modelgarantieverklaring in
9. Heeft u recht op premiekortingen?
10. Profiteer in 2017 al van het lage inkomensvoordeel
11. Orden uw werknemersadministratie
13. Zorg voor een goede administratie rondom uitzendkrachten
14. Let op de aanzegtermijn
15. Wijzig uw aangiftetijdvak op tijd!
16. Commissaris met ROW? Opt-in!
17. Verleg inhoudingsplicht binnen concern
18. Let op met 30%-regeling

Wilt u meer informatie over één van de onderwerpen of een persoonlijk advies? Neem dan contact op.

1. Controleer aansluiting loon- en financiële administratie
Aan het einde van het jaar is het altijd raadzaam om te controleren of de loonadministratie en de financiële administratie op elkaar aansluiten. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat één of meer (belaste) vergoedingen zijn uitbetaald die per abuis niet zijn gemeld in de loonadministratie. Er zijn in dat geval over deze vergoedingen geen loonheffingen ingehouden, dan wel eindheffingen afgedragen. Bij het maken van de aansluiting tussen loon- en financiële administratie komen zulke afwijkingen aan het licht. U kunt de verschuldigde loonheffingen alsnog afdragen, eventueel in de vorm van eindheffing.

Tip!
Controleer meteen of u vergoedingen heeft aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Zo voorkomt u discussie over naheffing. De Belastingdienst stelt zich namelijk op het standpunt dat u gedurende het kalenderjaar vergoedingen expliciet moet aanwijzen als eindheffingsbestanddeel als u ze wilt opnemen in de vrije ruimte.

2. Benut de vrije ruimte volledig
Veel werkgevers benutten de vrije ruimte van de werkkostenregeling niet goed omdat zij bang zijn deze te overschrijden. Dat is onnodig. De vrije ruimte is 1,2 % (cijfer 2016 en 2017) van de fiscale loonsom. Heeft u vrije ruimte over? Benut die bijvoorbeeld voor het kerstpakket. Bekijk ook alvast of u in 2017 rekening moet houden met extra werkkosten ten opzichte van het afgelopen jaar.

Tip!
Als u de eindheffing al in de loop van 2016 heeft betaald en u achteraf ontdekt dat het teveel of te weinig was, kunt u dat nog uiterlijk in de aangifte loonheffingen over het 1e tijdvak van 2017 corrigeren. Maak daar gebruik van!

3. Richt een personeelsfonds op
Uitkeringen en verstrekkingen uit een personeelsfonds (ook wel sociaal ondersteunings-fonds genoemd) zijn onder voorwaarden belastingvrij. Hiermee kunt u uw werknemers bijvoorbeeld voordelig steunen in financieel krappe tijden. Eén van de voorwaarden is dat tussen het moment van oprichting en het jaar waarin de uitkeringen worden gedaan (met een maximumperiode van vijf jaar), de werkgever niet meer mag hebben bijgedragen dan de werknemers gezamenlijk. De vrijstelling geldt ook als het fonds nog geen vijf jaar bestaat. Als u nog in 2016 een personeelsfonds opricht, kunt u daar in 2017 al gebruik van maken.

Let op!
De bijdragen van een werknemer aan het personeelsfonds houdt u in op het netto-loon.

4. Oud- of nieuwjaarsborrel op kantoor
Een personeelsfeest − zoals een nieuwjaars-borrel − kan onder de werkkostenregeling onbelast blijven als u dit op de werkplek organiseert. Dat geldt ook voor de drankjes die de werknemers op de borrel consumeren. Kiest u daarentegen voor een externe locatie, dan zijn het personeelsfeest en de consumpties eindheffingsloon en wel tegen de factuurwaarde. U kunt hiervoor de vrije ruimte gebruiken. Houd uw borrel daarom in uw kantine en laat deze mooi versieren!

Tip!
De verstrekte consumpties zijn onbelast, ook voor werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren en voor werknemers van andere werkgevers, met wie u de concernregeling toepast.

Let op!
Maaltijden bij een personeelsfeest kunt u niet vrij verstrekken. Het normbedrag is € 3,25 (2016). U kunt dit wel aanwijzen als eindheffingsloon.

5. Houd de werknemers fit
Duurzame inzetbaarheid van werknemers wordt steeds belangrijker. Bewegen is goed voor de gezondheid. Stimuleer daarom de goede voornemens van uw werknemers om in 2017 meer te bewegen. Bied als u daarvoor de ruimte heeft bijvoorbeeld bedrijfsfitness, sta¬plekken of bewegingsmeubilair op uw kantoor aan. Voorzieningen op de werk¬plek zijn namelijk onbelast.

Let op!
Bedrijfsfitness buiten de werkplek is belast loon. U kunt het wel onderbrengen in de vrije ruimte.

6. Kies voor de concernregeling
Wilt u voor 2016 nog gebruik maken van de concernregeling? Dat kan zeker de moeite waard zijn. U hoeft dat niet voor het einde van het jaar te doen. U kunt daar zelfs nog voor kiezen bij de aangifte over het eerste tijdvak van 2017. Als u de concernregeling toepast hoeft u binnen uw concern niet langer een splitsing te maken tussen vergoedingen en verstrekkingen die deels voor werknemers van het ene concernonderdeel zijn en deels voor een ander. In concernverband opererende inhoudingsplichtigen kunnen in de werkkostenregeling gebruikmaken van de concernregeling, als sprake is van een aandelenbelang van minstens 95%.

Tip!
Voor de toepassing van de concernregeling is ook sprake van een concern als twee of meer stichtingen gedurende het gehele kalenderjaar in financieel, organisatorisch en economisch opzicht zo met elkaar zijn verweven, dat zij een eenheid vormen.

7. Controleer sectorindeling en premies
Eind 2016 ontvangt u van de Belastingdienst een beschikking met de sectorindeling en de premies voor de werknemersverzekeringen voor 2017. Controleer of de sectorindeling klopt met de activiteiten van uw bedrijf. Indeling in een verkeerde sector kan grote financiële gevolgen hebben. En als de sectorindeling wel juist is, kunnen de premies werknemers-verzekeringen toch verkeerd zijn berekend. Reken dus ook de premies na!

8. Dien tijdig modelgarantieverklaring in
Werkgevers kunnen op 1 januari 2017 alleen maar eigenrisicodrager voor de WGA zijn voor het gehele WGA-risico (WGA-Vast en WGA-Flex). Tot nu toe hadden eigenrisicodragers alleen het WGA-vast risico. Als u in 2017 eigenrisicodrager wilt blijven voor de WGA moet u om die reden opnieuw een garantieverklaring indienen bij de Belasting-dienst. Gebruik hiervoor het formulier ‘de modelgarantieverklaring (vanaf 1 januari 2017) bij de aanvraag eigenrisicodragerschap voor de WGA’. Deze modelgarantieverklaring moet uiterlijk 31 december 2016 bij de Belastingdienst binnen zijn.

9. Heeft u recht op premiekortingen?
Werkgevers worden beloond als zij mensen met een kwetsbare arbeidsmarktpositie in dienst nemen. Tot 2018 heeft u onder voorwaarden recht op premiekortingen als u oudere of arbeidsongeschikte werknemers in dienst neemt of al eerder in dienst heeft genomen. Hetzelfde geldt als een jongere uitkeringsgerechtigde tussen de 18 en 27 jaar voor 1 januari 2016 bij u in dienst trad. Controleer of u alle premiekortingen waarop u in 2016 recht heeft, al heeft geclaimd.

Let op!
U kunt premiekortingen niet doorschuiven naar het vorige of volgende kalenderjaar.

10. Profiteer in 2017 al van het lage inkomensvoordeel
In 2018 vervallen de huidige premiekortingen voor oudere werknemers en arbeidsgehandicapte werknemers en komen in plaats daarvan loonkostenvoordelen (zie tabel).
In 2017 kunt u al gebruikmaken van een andere nieuwe regeling, het lage-inkomensvoordeel. U ontvangt een tegemoetkoming als u werknemers in dienst heeft met een relatief laag loon. Het moet dan wel gaan om banen van ten minste 1248 uur op jaarbasis.

Tip!
In 2017 is samenloop tussen de huidige premiekortingen en het lage-inkomensvoordeel mogelijk. U kunt beide tegemoetkomingen ontvangen voor een werknemer die kwalificeert voor een premiekorting en het lage-inkomensvoordeel.

11. AOW-leeftijd verder omhoog
Heeft uw onderneming oudere werknemers in dienst, dan moet u rekening houden met de verhoging van de AOW-leeftijd. Per 1 januari 2017 stijgt de AOW-leeftijd naar 65 jaar en 9 maanden. Dit betekent niet alleen dat sommige werknemers drie maanden later recht krijgen op AOW dan nu het geval is, maar ook dat zij normaliter drie maanden langer bij uw onderneming in dienst moeten blijven.

Tip!
Uw werknemers kunnen gemakkelijk zelf hun AOW-gerechtigde leeftijd berekenen met deze tool.

12. Orden uw werknemersadministratie
Voordat u uw loonadministratie over 2016 afsluit moet u als werkgever een en ander controleren. Controleer in elk geval of u van iedere werknemer een kopie heeft van het identificatiebewijs. Zorg er ook voor dat u alle rekeningen van verstrekkingen aan werknemers en declaraties van aan werknemers vergoede kosten op orde heeft.

Let op!
Als u de identiteit van uw werknemer niet op de juiste manier kunt vaststellen, past u het anoniementarief toe. Anders kunt u direct, zonder strafprocedure, een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen.

13. Zorg voor een goede administratie rondom uitzendkrachten
Controleer aan het einde van het jaar of uw administratie rondom uitzendkrachten en andere medewerkers die niet bij uw onderneming in dienst zijn (zoals gedetacheerden), volledig is. U moet namelijk van al deze medewerkers de identiteit controleren, bijhouden hoeveel loon en vakantiebijslag zij hebben ontvangen én hoeveel uren zij hebben gewerkt. De Inspectie SZW kan bedrijven die geen goede administratie voeren bij een controle een boete opleggen van maximaal € 12.000.

Tip!
U mag op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens van uitzendkrachten geen kopie van het identiteitsbewijs vragen. Noteer daarom bij de controle het soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur.

14. Let op de aanzegtermijn
Zijn er tijdelijke contracten die begin 2017 aflopen, bedenk dan nu al of u wilt verlengen en of u in 2016 nog moet aanzeggen. Sinds begin 2015 moet u namelijk een werknemer met een tijdelijk contract van zes maanden of langer minimaal een maand voorafgaand aan de einddatum van een arbeidsovereenkomst schriftelijk meedelen of het contract al dan niet wordt verlengd en onder welke voorwaarden. Doet u het niet of te laat, dan kan de werknemer een schadevergoeding van maximaal een bruto maandsalaris eisen.

Let op!
Het schriftelijkheidsvereiste strekt, net als bij bijvoorbeeld het concurrentiebeding, tot bescherming van de werknemer. U moet kunnen bewijzen dat de werknemer de schriftelijke aanzegging tijdig heeft ontvangen. Doe het om die reden bijvoorbeeld per e-mail, aangetekende brief of overhandig de aanzegbrief en laat daarbij voor ontvangst tekenen.

15. Wijzig uw aangiftetijdvak op tijd!
Als u in 2017 een ander aangiftetijdvak wilt gebruiken voor de loonheffingen, bijvoorbeeld omdat u het loon voortaan vierwekelijks uitbetaalt aan het personeel, moet u hiertoe een verzoek indienen bij de Belastingdienst. Dit kunt u doen met behulp van het formulier ‘Wijziging aangiftetijdvak loonheffingen’. Zorg ervoor dat dit formulier uiterlijk 14 december 2016 binnen is bij de fiscus. Wordt uw aanvraag na deze datum ontvangen, dan kunt u pas in 2018 een ander aangiftetijdvak gebruiken.

16. Commissaris met ROW? Opt-in!
De afschaffing van de fictieve dienstbetrekking voor commissarissen wordt per 1 januari 2017 in de wet opgenomen. Vooruitlopend daarop kon sinds 1 mei 2016 al een verzoek worden ingediend om de fictieve dienstbetrekking niet toe te passen. Per 1 januari geldt het omgekeerde: commissarissen die geen ondernemer zijn kunnen desgewenst onder de loonbelasting blijven vallen. Daarvoor moeten zij samen met de inhoudingsplichtige een opting-in verzoek indienen. Doe dat op tijd, dus voordat u voor de eerste keer loonbelasting en premievolksverzekeringen inhoudt!

Tip!

Opting-in is bijvoorbeeld zinvol als een buitenlandse commissaris gebruik wil maken van de 30%-regeling.

17. Verleg inhoudingsplicht binnen concern
Verleggen van de inhoudingsplicht van een buitenlands concernonderdeel naar een Nederlands concernonderdeel kan nu alleen als het buitenlandse concernonderdeel bemiddelt bij de tewerkstelling van de werknemer in Nederland. Die voorwaarde vervalt per 1 januari 2017. Vanaf 2017 kan elk buitenlands concernonderdeel dat in Nederland inhoudingsplichtig is deze inhoudingsplicht verleggen naar een Nederlands concernonderdeel dat daartoe bereid is. Daarmee kan een Nederlands concernonderdeel een buitenlands concernonderdeel een hoop administratief gedoe uit handen nemen.

18. Let op met 30%-regeling
Heeft u werknemers in dienst die eind 2016 vijf jaar gebruikmaken van de 30%-regeling? Dan moet u voor deze mensen voor het eerst gaan beoordelen of zij aan de nieuwe voorwaarden uit 2012 voldoen. Halen zij de salarisnorm nog? Voor 2016 is deze norm vastgesteld op € 36.889 aan belastbaar loon op jaarbasis. Dit tenzij een verlaagde norm van toepassing is. Als het salaris van een werknemer maar net onder de norm is, kunt u overwegen om de 30%-vergoeding iets te verlagen, zowel contractueel als in de salarisadministratie, zodat de salarisnorm nog wel wordt gehaald.

Let op!
Ook werknemers die bijvoorbeeld dit jaar in deeltijd zijn gaan werken of 30 jaar zijn geworden voldoen misschien niet meer aan de salarisnorm.

Wilt u meer informatie over één van de onderwerpen of een persoonlijk advies? Neem dan contact op.