Download onze Algemene voorwaarden (pdf) via deze link.
Algemene Voorwaarden
A. Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
1. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Opdrachtnemer opdracht heeft
gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden.
2. Opdrachtnemer: Koeleman accountants & belastingadviseurs B.V., Vreelandseweg 7, 1216 CG
gevestigd te Hilversum. Geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 28099585
Alle opdrachten worden geacht uitsluitend aan de (accountants)praktijk en niet aan enige aan de
(accountants)praktijk verbonden persoon te zijn gegeven. Alle Overeenkomsten komen dan ook tot
stand met Opdrachtnemer. Dat geldt ook indien het de bedoeling van Opdrachtgever is dat een
opdracht door een bepaalde aan de (accountants)praktijk verbonden persoon of bepaalde personen
zal worden uitgevoerd. De artikelen 7:404 en 7:407 lid 2 BW worden uitdrukkelijk buiten
toepassing verklaard.
3. Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door Opdrachtnemer
uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en
omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging.
4. Bescheiden: alle door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer ter beschikking gestelde goederen,
waaronder stukken of gegevensdragers, alsmede alle in het kader van de uitvoering van de
opdracht door Opdrachtnemer vervaardigde of verzamelde goederen, waaronder stukken of
gegevensdragers.
5. Overeenkomst/Opdracht: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer tot het verrichten
van Werkzaamheden door Opdrachtnemer ten behoeve van Opdrachtgever, conform het bepaalde
in de opdrachtbevestiging.
B. Toepasselijkheid
1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op: alle aanbiedingen, offertes, opdrachten,
rechtsbetrekkingen en overeenkomsten, hoe ook genaamd, waarbij Opdrachtnemer zich verbindt
/zal verbinden om Werkzaamheden te verrichten voor Opdrachtgever, alsmede op alle daaruit voor
Opdrachtnemer voortvloeiende Werkzaamheden.
2. Afwijkingen van, en aanvullingen op, deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien deze
uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen in, bijvoorbeeld, een (schriftelijke)
overeenkomst of (een nadere) opdrachtbevestiging.
3. In het geval deze algemene voorwaarden en de opdrachtbevestiging onderling tegenstrijdige
voorwaarden bevatten, gelden de in de opdrachtbevestiging opgenomen voorwaarden voor wat
betreft de tegenstrijdigheid.
4. De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van Opdrachtgever wordt door Opdrachtnemer
uitdrukkelijk van de hand gewezen.
5. De onderliggende Opdracht/Overeenkomst – tezamen met deze algemene voorwaarden – geven de
volledige afspraken tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer weer met betrekking tot de
Werkzaamheden waarvoor de Overeenkomst is gesloten. Alle eerdere tussen partijen gemaakte
afspraken of gedane voorstellen ter zake komen te vervallen.
6. De Opdrachtgever met wie eenmaal een Overeenkomst is gesloten onder deze algemene
voorwaarden, aanvaardt de toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden op alle opvolgende
handelingen van Opdrachtnemer zoals genoemd in artikel B1en Overeenkomsten tussen
Opdrachtgever en Opdrachtnemer.
7. Indien één of meerdere bepalingen uit deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd
worden, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing.
Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden of van de Overeenkomst niet rechtsgeldig
is, zullen partijen over de inhoud van een nieuwe bepaling onderhandelen, welke bepaling de
inhoud van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.
8. Deze algemene voorwaarden kunnen door de Opdrachtnemer eenzijdig gewijzigd worden.
Opdrachtgever wordt hiervan op de hoogte gebracht en wordt geacht de wijziging te hebben
aanvaard als Opdrachtgever niet binnen twee weken na ontvangst van het bericht tot wijziging
bezwaar maakt.
9. Bepalingen in de Overeenkomst of deze algemene voorwaarden die uitdrukkelijk of naar hun aard
ook na afloop of beëindiging van de Overeenkomst van kracht dienen te blijven, blijven na afloop
of beëindiging van kracht, waaronder mede begrepen de artikelen B, G, H, J, K, N, R en T lid 2.
C. Aanvang en duur van de Overeenkomst
1. Elke Overeenkomst komt eerst tot stand en vangt aan op het moment dat de door Opdrachtgever
ondertekende opdrachtbevestiging door Opdrachtnemer retour is ontvangen en is ondertekend. De
bevestiging is gebaseerd op de ten tijde daarvan door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer
verstrekte informatie. De bevestiging wordt geacht de Overeenkomst juist en volledig weer te
geven.
2. Het staat partijen vrij de totstandkoming van de Overeenkomst met andere middelen te bewijzen.
3. Elke Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd tenzij uit de aard, inhoud of strekking
van de verleende opdracht voortvloeit dat deze voor een bepaalde tijd is aangegaan.
4. Opdrachtnemer en Opdrachtgever treden in overleg over het wijzigen van een Overeenkomst
indien sprake is van onvoorziene omstandigheden die meebrengen dat naar maatstaven van
redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van de Overeenkomst niet mag worden
verwacht.
D. Gegevens Opdrachtgever
1. Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en Bescheiden, welke Opdrachtnemer overeenkomstig
zijn oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de Overeenkomst, tijdig in de gewenste
vorm en op de gewenste wijze ter beschikking van Opdrachtnemer te stellen. Hieronder dient mede
te worden begrepen de documenten die de Opdrachtnemer zegt nodig te hebben in het kader van
de vaststelling van de identiteit van de Opdrachtgever. Opdrachtgever dient de benodigde
gegevens ter vaststelling van zijn identiteit voorafgaand aan de uitvoering van de Overeenkomst te
verstrekken.
2. Opdrachtnemer heeft het recht de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten tot het moment dat
Opdrachtgever aan de in het vorige lid genoemde verplichting heeft voldaan.
3. Opdrachtgever is gehouden Opdrachtnemer onverwijld te informeren omtrent feiten en
omstandigheden die in verband met de uitvoering van de Overeenkomst van belang kunnen zijn.
4. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de door of namens
hem aan Opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en Bescheiden, ook indien deze van
derden afkomstig zijn. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook,
die het gevolg is van het niet juist en/of niet volledig zijn van de gegevens die door de
Opdrachtgever aan de Opdrachtnemer zijn verstrekt.
5. De uit de vertraging in de uitvoering van de Overeenkomst voortvloeiende extra kosten en extra
honorarium, ontstaan door het niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stellen van de
verlangde gegevens, zijn voor rekening van Opdrachtgever.
6. Indien en voor zover Opdrachtgever zulks verzoekt, worden de ter beschikking gestelde bescheiden,
behoudens het bepaalde onder artikel Q. aan deze geretourneerd. Opdrachtgever draagt de kosten
voor deze retourzending van Bescheiden.
7. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor schade van Opdrachtnemer en/of derden van door
Opdrachtgever aan Opdrachtnemer overgedragen bestanden of data die zijn geïnfecteerd met
virussen, malware, of andere software die computersystemen verstoort, (gevoelige) gegevens
verzamelt of op andere wijze schade aanricht.
8. Opdrachtgever is verplicht om Opdrachtnemer onverwijld schriftelijk te informeren zodra zij
wetenschap heeft van bij haar geïnfecteerde bestanden die zij heeft gedeeld met of overgedragen
aan Opdrachtnemer en/of data en systemen waaraan de data en/of systemen van Opdrachtnemer in
verband met de Opdracht zijn blootgesteld.
9. Opdrachtnemer sluit haar aansprakelijkheid uit tot hetgeen conform dwingend recht maximaal is
toegelaten met betrekking tot de situatie waarin data van Opdrachtgever beschadigd raakt of
verloren gaat, een en ander onverminderd het bepaalde in artikel N van deze Algemene
Voorwaarden. Opdrachtnemer is niet verplicht en kan niet worden gehouden tot herstel van de
data.
E. Uitvoering Overeenkomst
1. Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop en door welke perso(o)n(en) de Overeenkomst wordt
uitgevoerd. Opdrachtnemer zal zo mogelijk rekening houden met tijdig verstrekte en verantwoorde
aanwijzingen van Opdrachtgever omtrent de uitvoering van de Overeenkomst.
2. Opdrachtnemer heeft het recht de wijze van uitvoering gedurende de uitvoering van de
Overeenkomst aan te passen indien er sprake is van een situatie waarin een ongewijzigde
instandhouding niet mag worden verwacht, zoals bij gedurende de looptijd van de Overeenkomst
getroffen overheidsmaatregelen, gedurende bijvoorbeeld een pandemie. Dit is ter beoordeling van
de Opdrachtnemer.
3. Opdrachtnemer zal de Werkzaamheden naar beste vermogen en als een zorgvuldig handelend
beroepsbeoefenaar uitvoeren. Opdrachtnemer kan evenwel niet instaan voor het bereiken van enig
beoogd resultaat, de verplichtingen van de Opdrachtnemer kwalificeren dus als een
inspanningsverbintenis.
4. Opdrachtnemer heeft het recht bepaalde Werkzaamheden, zonder kennisgeving aan en
uitdrukkelijke toestemming van Opdrachtgever, te laten verrichten door een door Opdrachtnemer
aan te wijzen persoon of derde, indien zulks naar het oordeel van Opdrachtnemer wenselijk is. De
kosten van deze aan te wijzen persoon of derde worden bij de Opdrachtgever in rekening gebracht.
5. Opdrachtnemer voert de Overeenkomst uit in overeenstemming met de voor hem toepasselijke
gedrags- en beroepsregels, welke onderdeel uitmaken van de Overeenkomst, en hetgeen krachtens
de wet van hem wordt geëist. Een exemplaar van de voor Opdrachtnemer toepasselijke gedrags- en
beroepsregels wordt op verzoek aan Opdrachtgever toegezonden. Opdrachtgever zal de uit deze
gedrags- en beroepsregels en krachtens de wet voor Opdrachtnemer, respectievelijk voor degenen
die bij of voor Opdrachtnemer werkzaam zijn, voortvloeiende verplichtingen respecteren.
6. Indien tijdens de duur van de Overeenkomst Werkzaamheden worden verricht ten behoeve van het
beroep of bedrijf van Opdrachtgever welke niet vallen onder de Werkzaamheden waarop de
Overeenkomst betrekking heeft, worden deze Werkzaamheden op grond van afzonderlijke
Overeenkomsten geacht te zijn verricht. Op deze opdrachten zijn de bepalingen van de
onderhavige voorwaarden eveneens en onverkort van toepassing.
7. Eventueel in de Overeenkomst bepaalde termijnen waarbinnen de Werkzaamheden moeten worden
uitgevoerd, gelden slechts bij benadering en niet als fatale termijnen. Overschrijding van een
dergelijke termijn levert dan ook geen toerekenbare tekortkoming van Opdrachtnemer en mitsdien
geen grond voor ontbinding van de Overeenkomst op. Termijnen waarbinnen de Werkzaamheden
dienen te zijn afgerond, zijn slechts te beschouwen als fatale termijnen indien dit uitdrukkelijk en
met zoveel woorden tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer overeengekomen is.
8. De uitvoering van de Overeenkomst is niet -tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk wordt vermeld
specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Indien de werkzaamheden aanwijzingen voor fraude
opleveren, zal Opdrachtnemer daarover aan Opdrachtgever rapporteren. Opdrachtnemer is daarbij
gehouden aan de toepasselijke wet- en regelgeving en de door de diverse beroepsorganisaties
uitgevaardigde verordeningen en richtlijnen.
F. Geheimhouding en exclusiviteit
1. Opdrachtnemer is verplicht tot geheimhouding tegenover derden, die niet bij de uitvoering van de
Overeenkomst zijn betrokken. Deze geheimhouding betreft alle informatie van vertrouwelijke aard
die hem door Opdrachtgever ter beschikking is gesteld en de door verwerking daarvan verkregen
resultaten. Deze geheimhouding geldt niet voor zover wettelijke of beroepsregelen, waaronder
begrepen maar niet beperkt tot de meldingsplicht voortvloeiend uit de Wet op de internationale
bijstandsverlening bij de heffing van belastingen en uit de Wet ter voorkoming van witwassen en
financieren van terrorisme en andere nationale of internationale regelgeving met vergelijkbare
strekking, Opdrachtnemer een informatieplicht opleggen, of voor zover Opdrachtgever
Opdrachtnemer van de geheimhoudingsplicht heeft ontheven. Deze bepaling verhindert ook niet
vertrouwelijk collegiaal overleg binnen de organisatie van Opdrachtnemer, voor zover
Opdrachtnemer zulks voor een zorgvuldige uitvoering van de Overeenkomst of ter zorgvuldige
voldoening aan wettelijke of beroepsverplichtingen noodzakelijk acht.
2. Opdrachtnemer is gerechtigd de na bewerking verkregen cijfermatige uitkomsten, mits die
uitkomsten niet te herleiden zijn tot individuele Opdrachtgevers, aan te wenden voor statistische of
vergelijkende doeleinden.
3. Opdrachtnemer is niet gerechtigd de informatie die hem door Opdrachtgever ter beschikking wordt
gesteld aan te wenden voor een ander doel dan waarvoor zij werd verkregen, uitgezonderd het
bepaalde in lid 2 van dit artikel F, en in geval Opdrachtnemer voor zichzelf optreedt in een tucht-,
civiele, bestuursrechtelijke of strafprocedure, waarbij deze stukken van belang kunnen zijn. Indien
Opdrachtnemer verweten wordt een overtreding of misdrijf te hebben begaan of daaraan te hebben
deelgenomen, is hij gerechtigd om Bescheiden van Opdrachtgever te openbaren aan de Inspecteur
der Belastingen of aan de rechter, indien openbaarmaking noodzakelijk is in het kader van het
voeren van verweer door Opdrachtnemer.
4. Behoudens de uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer, is het
Opdrachtgever niet toegestaan de inhoud van adviezen, opinies of andere al dan niet schriftelijke
uitingen van Opdrachtnemer openbaar te maken of anderszins aan derden ter beschikking te stellen,
behoudens voor zover dit rechtstreeks uit de Overeenkomst voortvloeit, geschiedt ter inwinning van
een deskundig oordeel omtrent de desbetreffende Werkzaamheden van Opdracht nemer, op
Opdrachtgever een wettelijke of beroepsplicht tot openbaarmaking rust – zoals voortvloeiend uit de
Wet op de internationale bijstandsverlening bij de heffing van belastingen en uit de Wet ter
voorkoming van witwassen en financieren terrorisme, of Opdrachtgever voor zichzelf optreedt in
een tucht-, civiele of strafprocedure.
5. Bij overtreding van het in het vorige lid opgenomen verbod is de Opdrachtgever een onmiddellijk
opeisbare boete verschuldigd aan de Opdrachtnemer ter hoogte van € 25.000, onverminderd het
(wettelijke) recht van de Opdrachtnemer om een schadevergoeding te eisen en onverminderd het
recht van Opdrachtnemer op nakoming van de Overeenkomst.
G. Intellectueel eigendom
1. De rechten van het intellectuele eigendom op al hetgeen Opdrachtnemer gebruikt en/of ter
beschikking stelt in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst, berusten bij Opdrachtnemer
of haar licentiegevers. Niets in de Overeenkomst of deze voorwaarden strekt tot overdracht van
rechten van intellectuele eigendom, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is bepaald.
2. Het is Opdrachtgever uitdrukkelijk verboden al hetgeen waarop intellectueel eigendom van
Opdrachtnemer berust, waaronder begrepen maar niet beperkt tot computerprogramma’s,
systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model-)contracten en andere geestesproducten, een en
ander in de ruimste zin des woords, al dan niet met inschakeling van derden, aan derden te
verstrekken, te verveelvoudigen, openbaar te maken of te exploiteren, daaronder ook begrepen het
gebruik in of voor het trainen van AI-systemen.
3. Opdrachtnemer kan aan Opdrachtgever op programmatuur, software e.d. een gebruiksrecht
verlenen. Dit gebruiksrecht eindigt altijd op het moment dat de Overeenkomst eindigt, tenzij
anders wordt overeengekomen. Na einde van het gebruiksrecht dient Opdrachtgever het gebruik
van de programmatuur e.d. te staken en gestaakt te houden. Opdrachtgever dient eventuele
programmatuur van zijn systemen te verwijderen.
4. Opdrachtnemer heeft het recht om technische maatregelen te nemen om haar rechten (van
intellectuele eigendom) of die van haar licentiegevers, te beschermen. Het is Opdrachtgever
uitdrukkelijk verboden om deze maatregelen te verwijderen of te ontwijken.
5. Het is Opdrachtgever niet toegestaan (hulpmiddelen van) die producten aan derden ter hand te
stellen, anders dan ter inwinning van een deskundig oordeel omtrent de Werkzaamheden van
Opdrachtnemer. Opdrachtgever zal in dat geval zijn verplichtingen op grond van dit artikel opleggen
aan de door hem ingeschakelde derden.
6. Bij overtreding van de in lid 2, 3, 4 en/of 5 van dit artikel opgenomen bepalingen is de
Opdrachtgever een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd aan de Opdrachtnemer ter hoogte
van € 25.000, onverminderd het (wettelijk) recht van de Opdrachtnemer om een schadevergoeding
te eisen en onverminderd het recht van Opdrachtnemer op nakoming van de Overeenkomst.
H. AI (Kunstmatige Intelligentie)
1. Opdrachtnemer is gerechtigd gebruik te maken van AI-systemen bij de uitvoering van de
Opdracht.
2. Opdrachtnemer draagt ervoor zorg dat bij het gebruik van AI-systemen in lijn met de
verplichtingen van de AI-verordening1 wordt gehandeld. Data, waaronder begrepen
persoonsgegevens, zullen slechts via een AI-systeem worden verwerkt indien dat redelijkerwijze
nuttig is voor de uitvoering van de Opdracht.
3. Opdrachtnemer is verantwoordelijke voor de selectie van gebruikte AI-systemen bij de uitvoering
van de Opdracht en zal op eerste verzoek van de Opdrachtgever een overzicht van gebruikte AIsystemen vertrekken aan de Opdrachtgever.
4. Het is Opdrachtgeer niet toegestaan om resultaten van de Opdracht, voor zover daarop
auteursrecht rust, in een AI-systeem in te voeren en/of te gebruiken zonder voorafgaande
schriftelijke toestemming van de Opdrachtnemer.
I. Overmacht
1. Indien Opdrachtnemer zijn verplichtingen uit de Overeenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk
kan nakomen ten gevolge van een hem niet toerekenbare oorzaak, waaronder begrepen maar
daartoe niet beperkt ziekte van werknemers, storingen in het computernetwerk en andere stagnatie
in de normale gang van zaken binnen zijn onderneming – ook als gevolg van bijvoorbeeld een
pandemie –, worden die verplichtingen opgeschort tot het moment dat Opdrachtnemer alsnog in
staat is deze op de overeen gekomen wijze na te komen.
2. Voor zover de Opdrachtnemer ten tijde van het intreden van overmacht inmiddels gedeeltelijk zijn
verplichtingen uit de Overeenkomst is nagekomen of deze zal kunnen nakomen, is de
Opdrachtnemer gerechtigd om het reeds nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte separaat
in rekening te brengen. Opdrachtgever is gehouden deze declaratie te voldoen.
J. Honorarium
1. Opdrachtnemer heeft het recht vóór aanvang van de Werkzaamheden en tussentijds de uitvoering
van zijn Werkzaamheden op te schorten totdat Opdrachtgever een door Opdrachtnemer in
redelijkheid vast te stellen voorschot voor de te verrichten werkzaamheden heeft betaald, dan wel
daarvoor zekerheid heeft verstrekt. Een door Opdrachtgever betaald voorschot wordt in beginsel
verrekend met de einddeclaratie.
2. Het honorarium van Opdrachtnemer is niet afhankelijk van de uitkomst van de verrichte
Werkzaamheden, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
3. Het honorarium van Opdrachtnemer kan bestaan uit een vooraf vastgesteld bedrag per
Overeenkomst en/of kan worden berekend op basis van tarieven per door Opdrachtnemer gewerkte
tijdseenheid en is dan verschuldigd naarmate door Opdrachtnemer Werkzaamheden ten behoeve
van Opdrachtgever zijn verricht. Reis- en verblijfskosten worden apart in rekening gebracht.
4. Indien een per Overeenkomst vastgesteld bedrag is overeengekomen, is Opdrachtnemer gerechtigd
daarenboven een tarief per gewerkte tijdseenheid in rekening te brengen, indien en voor zover de
Werkzaamheden de in de Overeenkomst voorziene Werkzaamheden te boven gaan, hetgeen
Opdrachtgever alsdan eveneens verschuldigd is.
5. Indien na de totstandkoming van de Overeenkomst, doch voordat de opdracht geheel is uitgevoerd,
lonen en/of prijzen een wijziging ondergaan, is Opdrachtnemer gerechtigd het overeengekomen
tarief dienovereenkomstig aan te passen, tenzij Opdrachtgever en Opdracht nemer hierover andere
afspraken hebben gemaakt.
6. Het honorarium van Opdrachtnemer, zo nodig vermeerderd met verschotten en declaraties van
1 Verordening (EU) 2024/1689 van het Europees Parlement en de Raad van 13 juni 2024 tot vaststelling van
geharmoniseerde regels betreffende artificiële intelligentie en tot wijzigingen van de Vorderingen (EG) nr. 300/2008, (EU)
nr. 167/2013, (EU) nr. 168/2013, (EU) 2018/858, (EU) 2018/1139 en (EU) 2019/2144, en de Richtlijnen 2014/90/EU, (EU)
2026/797 en (EU) 2020/1828 (verordening artificiële intelligentie) (Voor de EEER relevant tekst)
ingeschakelde derden, wordt, inclusief de eventueel verschuldigde omzetbelasting, per maand, per
kwartaal, per jaar of na volbrenging van de werkzaamheden aan Opdrachtgever in rekening
gebracht.
7. De geregistreerde uren uit het urenregistratiesysteem van Opdrachtnemer leveren dwingend bewijs
op van de door Opdrachtnemer gewerkte uren ten behoeve van Opdrachtgever tot het moment dat
tegenbewijs is geleverd door Opdrachtgever.
K. Betaling
1. Betaling van het factuurbedrag door Opdrachtgever dient zonder opschorting of verrekening te
geschieden binnen de overeengekomen termijnen, doch in geen geval later dan 30 dagen na
factuurdatum, in Euro, ten kantore van Opdrachtnemer of door middel van stortingen ten gunste
van een door deze aan te wijzen bankrekening en, voor zover de betaling betrekking heeft op
werkzaamheden, zonder enig recht op korting of schuldvergelijking.
2. Indien Opdrachtgever niet binnen de in lid 1 van dit artikel genoemde termijn, dan wel niet binnen
de nader overeengekomen termijn heeft betaald, is hij van rechtswege in verzuim en heeft
Opdrachtnemer, zonder dat een nadere sommatie of ingebrekestelling is vereist, het recht vanaf de
vervaldag Opdrachtgever over het gefactureerde bedrag de wettelijke (handels)rente in rekening te
brengen, tot aan de dag van algehele voldoening, een en ander onverminderd de verdere rechten
van Opdrachtnemer.
3. Alle kosten ontstaan ten gevolge van gerechtelijke of buitengerechtelijke incassering van de
vordering, zijn voor rekening van Opdrachtgever, ook voor zover deze kosten de rechterlijke
proceskostenveroordeling overtreffen. Het gaat hier om minimaal de kosten over de hoofdsom
overeenkomstig het Besluit voor vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten, met een
minimum van € 40.
4. Opdrachtnemer heeft het recht de door de Opdrachtgever gedane betalingen te laten strekken in de
eerste plaats in mindering van de kosten als bedoeld in lid 3 van dit artikel, vervolgens in
mindering van de opengevallen rente en ten slotte in mindering van de opeisbare hoofdsommen
die het langst openstaan en de lopende rente.
5. Indien de financiële positie of het betalingsgedrag van Opdrachtgever naar het oordeel van
Opdrachtnemer daartoe aanleiding geeft, is Opdrachtnemer gerechtigd van Opdrachtgever te
verlangen dat deze (aanvullende) zekerheid stelt in een door Opdrachtnemer te bepalen vorm.
Indien Opdrachtgever nalaat de verlangde zekerheid te stellen, is Opdrachtnemer gerechtigd,
onverminderd zijn overige rechten, de verdere uitvoering van de Overeenkomst onmiddellijk op te
schorten en is al hetgeen Opdrachtgever aan Opdrachtnemer uit welken hoofde ook verschuldigd is,
direct opeisbaar.
6. In geval van liquidatie, faillissement, surseance van betaling of enig andere insolventieprocedure
waaronder toepassing van de WHOA (ten aanzien) van Opdrachtgever zijn de vorderingen op
Opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar.
7. In geval van een gezamenlijk gegeven opdracht zijn Opdrachtgevers, voor zover de Werkzaamheden ten behoeve van de gezamenlijke Opdrachtgevers zijn verricht, hoofdelijk aansprakelijk
voor de betaling van het factuurbedrag, de verschuldigde rente(n) en kosten.
L. Klachten
1. Klachten met betrekking tot de verrichte werkzaamheden en/of het factuurbedrag dienen schriftelijk
binnen 30 dagen na de verzenddatum van de stukken of informatie waarover Opdrachtgever
klaagt, dan wel binnen 30 dagen na de ontdekking van het gebrek, indien Opdrachtgever aantoont
dat hij het gebrek redelijkerwijs niet eerder kon ontdekken, aan Opdrachtnemer te worden kenbaar
gemaakt onder nauwkeurige opgave van de aard en de grond van de klachten.
2. Klachten als in het eerste lid bedoeld, schorten de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op,
behoudens voor zover Opdrachtnemer te kennen heeft gegeven dat hij de klacht gegrond acht.
3. Opdrachtnemer dient in staat te worden gesteld de klacht van de Opdrachtgever te onderzoeken.
4. In geval van een terecht uitgebrachte klacht heeft Opdrachtnemer de keuze tussen aanpassing van
het in rekening gebrachte honorarium, het kosteloos verbeteren of opnieuw verrichten van de
afgekeurde Werkzaamheden of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdracht
tegen een restitutie naar evenredigheid van door Opdrachtgever reeds betaalde honorarium.
5. Indien de klacht niet tijdig wordt ingesteld, vervallen alle rechten van Opdrachtgever in verband met
de klacht.
M. Privacywetgeving
Opdrachtnemer verwerkt persoonsgegevens van en in opdracht van Opdrachtgever bij het
uitvoeren van de Werkzaamheden. Opdrachtnemer heeft hiervoor een privacyreglement en
verwerkersvoorwaarden opgesteld. Dit zijn aparte documenten naast deze Algemene
Voorwaarden. De verwerkersvoorwaarden maken onlosmakelijk onderdeel uit van deze
Algemene Voorwaarden.
N. Aansprakelijkheid en vrijwaring
1. Opdrachtnemer is jegens Opdrachtgever uitsluitend aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse
gevolg is van een (samenhangende serie van) toerekenbare tekortkoming(en) in de uitvoering van
de Overeenkomst. Deze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat volgens de
aansprakelijkheidsverzekeraar van Opdrachtnemer voor het betreffende geval wordt uitgekeerd,
vermeerderd met het eventueel door Opdrachtnemer uit hoofde van de verzekering te dragen eigen
risico. Indien, om welke reden dan ook, de aansprakelijkheidsverzekeraar niet tot uitkering
overgaat, is de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer beperkt tot het bedrag van het voor de
uitvoering van de Overeenkomst in rekening gebrachte honorarium. Indien de Overeenkomst een
duurovereenkomst betreft met een looptijd van meer dan een jaar, dan wordt het hiervoor bedoelde
bedrag gesteld op tweemaal het bedrag van het honorarium dat in de twaalf maanden voorafgaand
aan het ontstaan van de schade in rekening is gebracht aan de Opdrachtgever.
In geen geval zal de totale vergoeding van de schade op grond van dit artikel meer bedragen dan
€ 300.000, per gebeurtenis, waarbij een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één
gebeurtenis, tenzij partijen -gezien de omvang van de opdracht of de risico’s die met de opdracht
gepaard gaan- reden zien om bij het aangaan van de Overeenkomst af te wijken van dit maximum.
2. Opdrachtnemer is, behoudens opzet of grove schuld aan de zijde van Opdrachtnemer, in ieder
geval niet aansprakelijk voor:
– bij Opdrachtgever of derden ontstane schade die het gevolg is van de verstrekking van onjuiste,
onvolledige, of niet-tijdig aangeleverde Bescheiden, gegevens of informatie door Opdrachtgever
aan Opdrachtnemer, of anderszins het gevolg is van een handelen of nalaten van Opdrachtgever,
waaronder begrepen de situatie dat de Opdrachtnemer niet in staat is de jaarstukken binnen de
wettelijke termijn te deponeren bij de Kamer van Koophandel als gevolg van een handelen of
nalaten (aan de zijde) van de Opdrachtgever;
– bij Opdrachtgever of derden ontstane schade die het gevolg is van een handelen of nalaten van
door Opdrachtnemer ingeschakelde hulppersonen (werknemers van Opdrachtnemer daaronder
niet begrepen), ook indien deze werkzaam zijn bij een met Opdrachtnemer verbonden
organisatie;
– bij Opdrachtgever of derden ontstane bedrijfs-, indirecte of gevolgschade, waaronder begrepen
maar niet beperkt tot stagnatie in de geregelde gang van zaken in de onderneming van
Opdrachtgever.
3. Voorwaarde voor aansprakelijkheid is voorts dat Opdrachtgever Opdrachtnemer terstond na
ontdekking van een tekortkoming hiervan schriftelijk in kennis stelt en Opdrachtnemer heeft te
allen tijde het recht, indien en voor zover mogelijk, de schade van Opdracht gever ongedaan te
maken of te beperken door herstel of verbetering van het gebrekkige product.
4. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging of teniet gaan van Bescheiden tijdens
vervoer of tijdens verzending per post, ongeacht of het vervoer of de verzending geschiedt door of
namens Opdrachtgever, Opdrachtnemer of derden. Tijdens de uitvoering van de Opdracht kunnen
Opdrachtgever en Opdrachtnemer op verzoek van Opdrachtgever door middel van elektronische
middelen met elkaar communiceren. Opdrachtgever en Opdracht nemer zijn jegens elkaar niet
aansprakelijk voor schade die eventueel voortvloeit bij één of ieder van hen ten gevolge van het
gebruik van elektronische middelen van communicatie, waaronder –maar niet beperkt tot- schade
ten gevolge van niet-aflevering of vertraging bij aflevering van elektronische communicatie door
derden of door programmatuur/apparatuur gebruikt voor verzending, ontvangst of verwerking van
elektronische communicatie, overbrenging van virussen en het niet of niet goed functioneren van
het telecommunicatienetwerk of andere voor elektronische communicatie benodigde middelen,
behoudens voor zover schade het gevolg is van opzet of grove schuld. Zowel Opdrachtgever als
Opdrachtnemer zullen al hetgeen redelijkerwijs van ieder van hen verwacht mag worden doen of
nalaten ter voorkoming van het optreden van voornoemde risico’s. De data-uittreksels uit de
computersystemen van verzender leveren dwingend bewijs op van (de inhoud van) de door
verzender verzonden elektronische communicatie tot het moment dat tegenbewijs is geleverd door
de ontvanger.
5. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer tegen alle aanspraken van derden, daaronder mede
begrepen aandeelhouders, bestuurders, commissarissen en personeel van Opdrachtgever, alsmede
gelieerde rechtspersonen en ondernemingen en anderen die bij de organisatie van Opdrachtgever
betrokken zijn, welke direct of indirect met de uitvoering van de Overeenkomst samenhangen.
Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer in het bijzonder tegen vorderingen van derden wegens
schade die veroorzaakt is doordat Opdrachtgever aan Opdrachtnemer onjuiste of onvolledige
informatie heeft verstrekt, tenzij Opdrachtgever aantoont dat de schade geen verband houdt met
verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds, dan wel veroorzaakt is door opzet of grove schuld van
Opdrachtnemer. Het voorgaande is niet van toepassing voor opdrachten tot onderzoek van de
jaarrekening, zoals bedoeld in artikel 393 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
6. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer tegen alle mogelijke aanspraken van derden, voor het geval
Opdrachtnemer op grond van de wet en/of zijn beroepsregels gedwongen is de Opdracht terug te
geven en/of gedwongen wordt medewerking te verlenen aan overheidsinstanties, welke gerechtigd
zijn gevraagd dan wel ongevraagd, informatie te ontvangen welke Opdrachtnemer in de uitoefening
van de opdracht van Opdrachtgever of derden heeft ontvangen.
7. Alle beperkingen ten aanzien van de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer die in dit artikel zijn
opgenomen, gelden onverkort voor de feitelijk uitvoerende(n) die Werkzaamheden ten behoeve
van Opdrachtgever verrichten. Feitelijk uitvoerenden kunnen op deze bepalingen ook een beroep
doen jegens Opdrachtgever.
O. Vervaltermijn
Voor zover in deze algemene voorwaarden niet anders is bepaald, vervallen vorderingsrechten en
andere bevoegdheden van Opdrachtgever uit welke hoofde ook jegens Opdrachtnemer in verband
met het verrichten van Werkzaamheden door Opdrachtnemer, in ieder geval na één jaar na het
moment waarop Opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan
van deze rechten en bevoegdheden. Deze termijn betreft niet de mogelijkheid om een
(tucht)klacht in te dienen bij de daartoe aangewezen instantie(s) voor de klachtbehandeling en/of
de Raad voor Geschillen.
P. Opzegging
1. Opdrachtgever en Opdrachtnemer kunnen de Overeenkomst te allen tijde met onmiddellijke
ingang door opzegging beëindigen. Indien de overeenkomst eindigt voordat de opdracht is voltooid,
is het bepaalde onder artikel J, tweede en derde lid van toepassing en dienen in ieder geval het
honorarium voor de verrichte werkzaamheden en de door Opdrachtnemer gemaakte kosten te
worden vergoed.
2. Opzegging dient schriftelijk aan de wederpartij te worden medegedeeld.
3. Indien en voor zover Opdrachtnemer de Overeenkomst door opzegging beëindigt, is hij gehouden
Opdrachtgever gemotiveerd mede te delen welke redenen ten grondslag liggen aan de opzegging en
al datgene te doen wat de omstandigheden in het belang van Opdrachtgever eisen voor zover
Opdrachtnemer daar redelijkerwijs aan kan voldoen.
Q. Opschortingsrecht
Opdrachtnemer heeft het recht de nakoming van al zijn verplichtingen op te schorten, waaronder
begrepen de afgifte van bescheiden of andere zaken aan Opdrachtgever of derden, tot het moment
dat alle opeisbare vorderingen op Opdrachtgever volledig zijn voldaan. Opdrachtnemer mag de
verplichting tot afgifte van Bescheiden pas weigeren nadat een zorgvuldige belangenafweging heeft
plaatsgevonden.
R. Toepasselijk recht en forumkeuze
1. Op alle Overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarop deze algemene
voorwaarden van toepassing zijn, is Nederlands recht van toepassing.
2. Alle geschillen die verband houden met Overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer
waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, worden beslecht door de bevoegde
rechter in het arrondissement waarin Opdrachtnemer zijn woonplaats heeft.
3. In afwijking van het bepaalde in lid 2 van dit artikel kunnen Opdrachtgever en Opdrachtnemer
kiezen voor een andere wijze van geschillenbeslechting.
4. Het bepaalde in de leden 1, 2 en 3 van dit artikel laat onverlet de mogelijkheid van Opdrachtgever
om een geschil voor te leggen bij de Raad van Geschillen en/of een klacht in te dienen bij de
daartoe aangewezen instantie(s) voor de klachtbehandeling.
S. Elektronische communicatie en elektronisch deponeren van jaarstukken
1. Tijdens de uitvoering van de Opdracht kunnen Opdrachtgever en Opdrachtnemer door middel van
elektronische middelen met elkaar communiceren en/of gebruik maken van elektronische opslag
(zoals cloud-toepassingen). Behoudens voor zover schriftelijk anders is overeengekomen, mogen
partijen ervan uitgaan dat verzending van correct geadresseerde faxberichten, e-mails (met
inbegrip van e-mails die via internet worden verstuurd) voicemailberichten ongeacht of deze
vertrouwelijke informatie of stukken bevatten die op de betrekking hebben, over en weer worden
aanvaard. Hetzelfde geldt voor andere door de andere partij of aanvaarde communicatiemiddelen.
2. Opdrachtgever en Opdrachtnemer zijn jegens elkaar niet aansprakelijk voor schade die eventueel
voortvloeit bij één of ieder van hen ten gevolge van het gebruik van elektronische middelen van
communicatie, netwerken, applicaties, elektronische opslag, of overige systemen waaronder –
maar niet beperkt tot – schade ten gevolge van niet-aflevering of vertraging bij de aflevering van
elektronische communicatie, omissies, vervorming, onderschepping of manipulatie van
elektronische communicatie door derden of door programmatuur/apparatuur gebruikt voor
verzending, ontvangst of verwerking van elektronische communicatie, overbrenging van virussen
en het niet of niet goed functioneren van het telecommunicatienetwerk of andere voor
elektronische communicatie benodigde middelen, behoudens voor zover de schade het gevolg is
van opzet of grove schuld. Het voorgaande geldt eveneens voor het gebruik dat Opdrachtnemer
daarvan maakt in haar contacten met derden.
3. In aanvulling op het vorige lid aanvaardt Opdrachtnemer geen aansprakelijkheid voor enige schade
ontstaan door of in verband met het elektronisch verzenden van (elektronische) jaarstukken en het
digitaal deponeren daarvan bij de Kamer van Koophandel.
4. Zowel Opdrachtgever als Opdrachtnemer zullen al hetgeen redelijkerwijs van ieder van hen
verwacht mag worden doen of nalaten ter voorkoming van het optreden van voornoemde risico’s.
5. De data-uittreksels uit de computersystemen van verzender leveren dwingend bewijs op van (de
inhoud van door verzender verzonden elektronische communicatie tot het moment dat tegenbewijs
is geleverd door de ontvanger.
6. Het bepaalde in artikel N is van dienovereenkomstige toepassing.
T. Overige bepalingen
1. Indien Opdrachtnemer op locatie van Opdrachtgever werkzaamheden verricht, draagt
Opdrachtgever zorg voor een geschikte werkplek, die voldoet aan de wettelijk gestelde
ARBO-normen en aan andere toepasselijke regelgeving met betrekking tot
arbeidsomstandigheden. Opdrachtgever dient er zorg voor te dragen dat Opdrachtnemer in dat
geval wordt voorzien van kantoorruimte en overige faciliteiten die naar het oordeel van
Opdrachtnemer noodzakelijk of nuttig zijn om de Overeenkomst uit te voeren en die voldoen aan
alle daaraan te stellen (wettelijke) vereisten. Met betrekking tot beschikbaar gestelde
(computer)faciliteiten is Opdrachtgever verplicht voor continuïteit zorg te dragen onder meer door
middel van afdoende backup, veiligheid en viruscontrole procedures.
2. Opdrachtgever zal geen bij de uitvoering van de Werkzaamheden betrokken medewerkers van
Opdrachtnemer aannemen of benaderen om bij Opdrachtgever, al dan niet tijdelijk, direct of
indirect, in dienst te treden, dan wel direct of indirect ten behoeve van Opdrachtgever, al dan niet
in loondienst, werkzaamheden te verrichten gedurende de looptijd van de Overeenkomst of enige
verlenging daarvan en gedurende 12 maanden daarna.
VERWERKERSVOORWAARDEN
1. Algemeen
In deze verwerkersvoorwaarden wordt verstaan onder:
1.1 Algemene voorwaarden: de Algemene voorwaarden van Verwerker, die onverkort van
toepassing zijn op iedere afspraak tussen Verwerker en Verantwoordelijke en van welke
Algemene voorwaarden deze verwerkersvoorwaarden onlosmakelijk deel uitmaken.
1.2 Verwerker: Koeleman accountants & belastingadviseurs B.V., statutair gevestigd aan de
Vreelandseweg 7, 1216 CG te Hilversum en alle daaraan gelieerde entiteiten, eveneens
Opdrachtnemer. Geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 28099585.
1.3 Gegevens: de persoonsgegevens zoals omschreven in Annex 1.
1.4 Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Opdrachtnemer opdracht
heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden, eveneens Verantwoordelijke.
1.5 Opdrachtnemer: Koeleman accountants & belastingadviseurs B.V. zoals in 1.2 hierboven,
eveneens Verwerker.
1.6 Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer tot het verrichten
van Werkzaamheden door Opdrachtnemer ten behoeve van de Opdrachtgever, conform het
bepaalde in de opdrachtbevestiging.
1.7 Verantwoordelijke: de Opdrachtgever die als natuurlijk persoon of rechtspersoon aan de
Opdrachtnemer, eveneens Verwerker, opdracht heeft gegeven tot het verrichten van
Werkzaamheden.
1.8 Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door
Opdrachtnemer uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin
van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de
opdrachtbevestiging.
2. Toepasselijkheid verwerkersvoorwaarden
2.1 Deze verwerkersvoorwaarden zijn van toepassing op alle gegevens die in het kader van de
uitvoering van de Overeenkomst met Opdrachtgever door Opdrachtnemer worden
verzameld voor Opdrachtgever, alsmede op alle uit de Overeenkomst voor Opdrachtnemer
voortvloeiende Werkzaamheden en de in dat kader te verzamelen gegevens.
2.2 Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerking van de Gegevens zoals
omschreven in Annex 1.
2.3 Bij de uitvoering van de Overeenkomst verwerkt Verwerker bepaalde persoonsgegevens
voor Verantwoordelijke.
2.4 Dit zijn verwerkersvoorwaarden in de zin van artikel 28 lid 3 Algemene Verordening
Gegevensbescherming, waarin de rechten en verplichtingen ten aanzien van de verwerking
van de persoonsgegevens schriftelijk is geregeld, waaronder ten aanzien van de beveiliging.
2.5 Deze verwerkersvoorwaarden maken, net als de Algemene voorwaarden van Verwerker,
onderdeel uit van de Overeenkomst en alle toekomstige overeenkomsten tussen partijen.
3. Reikwijdte verwerkersvoorwaarden
3.1 Met het geven van de opdracht tot het verrichten van Werkzaamheden heeft
Verantwoordelijke aan Verwerker de opdracht gegeven om de Gegevens te verwerken
namens de Verantwoordelijke op de wijze zoals omschreven in Annex 1 in
overeenstemming met de bepalingen van deze verwerkersvoorwaarden.
3.2 Verwerker verwerkt de Gegevens uitsluitend in overeenstemming met deze
verwerkersvoorwaarden, met name met hetgeen is opgenomen in Annex 1. Verwerker
bevestigt de Gegevens niet voor andere doeleinden te verwerken.
3.3 De zeggenschap over de Gegevens komt nooit bij Verwerker te rusten.
3.4 De Verantwoordelijke kan additionele, schriftelijke instructies aan Verwerker geven
vanwege aanpassingen of wijzigingen in de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied
van bescherming van persoonsgegevens.
3.5 Verwerker verwerkt de Gegevens enkel in de Europese Economische Ruimte.
4. Verplichting Verantwoordelijke
4.1 Verantwoordelijke treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de
doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, juist en
nauwkeurig zijn en als zodanig ook aan Verwerker worden verstrekt.
5. Geheimhouding
5.1 Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor
hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken
de Gegevens slechts in opdracht van Verantwoordelijke, behoudens afwijkende wettelijke
verplichtingen.
5.2 Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor
hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn
verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen,
behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit een taak
de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
6. Geen verdere verstrekking
6.1 Verwerker zal de gegevens niet delen met of verstrekken aan derden, tenzij Verwerker
opdracht heeft verkregen van Verantwoordelijke of op grond van dwingendrechtelijke
regelgeving daartoe verplicht is. Indien Verwerker op grond van dwingendrechtelijke
regelgeving verplicht is om de Gegevens te delen met of te verstrekken aan derden, dan zal
Verwerker de Verantwoordelijke hierover schriftelijk informeren, tenzij dit niet is
toegestaan onder de genoemde regelgeving.
6.2 Verwerker zal voor de Werkzaamheden gebruik maken van derden (sub-verwerkers). Met
het instemmen van Verantwoordelijke met de Overeenkomst heeft Verwerker toestemming
gekregen om van de sub-verwerkers zoals opgenomen in Annex 3 gebruik te maken. Dit
onder de voorwaarden zoals onder artikel 10.1 omschreven.
7. Beveiligingsmaatregelen
7.1 Verwerker zal – rekening houdend met de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied
van bescherming van Gegevens, de stand van de techniek en de kosten van
tenuitvoerlegging – technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen om de
Gegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
De beveiligingsmaatregelen die thans zijn genomen, zijn in Annex 2 bepaald.
7.2 Verwerker zorgt voor maatregelen die er mede op gericht zijn onnodige verzameling en
verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
8. Toezicht op naleving
8.1 Verwerker stelt Verantwoordelijke in staat om eenmaal per kalenderjaar, onder aanzegging
van een redelijke termijn, de naleving van Verwerker te controleren van de
verwerkersvoorwaarden en met name van de beveiligingsmaatregelen die zijn genomen
zoals genoemd in artikel 7.
8.2 Verwerker is verplicht in het kader van de controle genoemd in lid 1 een overzicht te
verstrekken van de Gegevens die worden verwerkt.
8.3 Verwerker verstrekt op verzoek van Verantwoordelijke eenmaal per jaar een rapportage aan
Verantwoordelijke waarin Verwerker informeert over de stand van de
beveiligingsmaatregelen zoals omschreven in artikel 7.
8.4 Verantwoordelijke en Verwerker kunnen naar aanleiding van de onder artikel 8.3 benoemde
rapportage samen nadere beveiligingsmaatregelen overeenkomen.
9. Datalek
9.1 Zo spoedig mogelijk nadat Verwerker kennis neemt van een incident of datalek dat (mede)
betrekking heeft of kan hebben op de Gegevens, stelt Verwerker Verantwoordelijke hiervan
op de hoogte via de bij Verwerker bekende contactgegevens van Verantwoordelijke en zal
Verwerker informatie verstrekken over: de aard van het incident of de datalek, de getroffen
Gegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het incident of datalek op de
Gegevens en de maatregelen die Verwerker heeft getroffen en zal treffen.
9.2 Verwerker zal Verantwoordelijke ondersteunen bij meldingen aan betrokkenen en/of
autoriteiten.
10. Subverwerkers
10.1 Indien Verwerker op grond van de Overeenkomst zijn verplichtingen mag uitbesteden aan
derden, legt Verwerker aan de betreffende derde deze verwerkersvoorwaarden op, danwel
sluit Verwerker met deze subverwerker een (sub)verwerkersovereenkomst betreffende de
verantwoordelijkheden en verplichtingen van de subverwerker.
11. Ondersteuning Verantwoordelijke
11.1 Verwerker zal Verantwoordelijke op verzoek ondersteunen bij het nakomen van de
verplichtingen van Verantwoordelijke op grond van de artikelen 32 tot en met 36 Algemene
Verordening Gegevensbescherming.
12. Aansprakelijkheid
12.1 Verwerker is slechts aansprakelijk, een en ander overeenkomstig hetgeen in artikel 82
Algemene Verordening Gegevensbescherming is bepaald, voor schade of nadeel voor zover
dat ontstaat door zijn werkzaamheid. Verwerker is slechts aansprakelijk voor schade die aan
hem kan worden toegerekend in het kader van zijn werkzaamheden volgens deze
verwerkersvoorwaarden en/of niet-nakoming van verplichtingen door Verwerker onder
deze verwerkersvoorwaarden.
13. Duur en beëindiging
13.1 Deze verwerkersvoorwaarden zijn geldig zolang Verwerker de opdracht heeft van
Verantwoordelijke om Gegevens te verwerken op grond van de Overeenkomst tussen
Verantwoordelijke en Verwerker. Zolang door Verwerker Werkzaamheden worden verricht
ten behoeve van Verantwoordelijke zijn deze verwerkersvoorwaarden op deze relatie van
toepassing.
13.2 Indien Verwerker op grond van een wettelijke bewaarplicht bepaalde gegevens en/of
documenten, computerdisks of andere gegevensdragers waarop of waarin zich Gegevens
bevinden gedurende een wettelijke termijn moet bewaren, dan zal Verwerker zorgdragen
voor de vernietiging van deze gegevens of documenten, computerdisks of andere
gegevensdragers binnen 4 weken na beëindiging van de wettelijke bewaarplicht.
13.3 Bij beëindiging van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker kan
Verantwoordelijke aan Verwerker verzoeken om alle documenten, computerdisks en andere
gegevensdragers, waarop of waarin zich gegevens bevinden, te retourneren aan
Verantwoordelijke, voor rekening van Verantwoordelijke. In geval van retournering zal
Verwerker de gegevens verstrekken in de vorm zoals bij Verwerker aanwezig.
13.4 Onverlet hetgeen voor het overige in dit artikel 12 is bepaald, zal Verwerker na beëindiging
van de Overeenkomst geen Gegevens houden noch gebruiken.
14. Nietigheid
14.1 Indien één of meerdere bepalingen uit deze verwerkersvoorwaarden nietig zijn of vernietigd
worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing. Indien enige bepaling van
deze verwerkersvoorwaarden niet rechtsgeldig is, zullen partijen over de inhoud van een
nieuwe bepaling onderhandelen, welke bepaling de inhoud van de oorspronkelijke bepaling
zo dicht mogelijk benaderd.
15. Toepasselijk recht en forumkeuze
15.1 Op deze verwerkersvoorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
15.2 Alle geschillen in verband met de verwerkersvoorwaarden of de uitvoering daarvan worden
voorgelegd aan de bevoegde rechter bij de rechtbank in het arrondissement waarin
Opdrachtnemer zijn woonplaats heeft.
15.3 In afwijking van het bepaalde in lid 2 kunnen Opdrachtgever en Opdrachtnemer kiezen voor
een andere wijze van geschillenbeslechting.
VERWERKERSVOORWAARDEN
ANNEX 1
GEGEVENS EN DOELEINDEN
De Verantwoordelijke laat de Verwerker de volgende Gegevens door Verwerker verwerken in het kader van
de opdracht, waaronder maar niet uitsluitend, kunnen vallen personeelsadministratie, loonadministratie,
financiële verslaglegging:
(1) Naam (initialen, achternaam)
(2) Telefoonnummer
(3) E-mailadres
(4) Geboortedatum
(5) Woonplaats
(6) Gegevens ID-bewijs (in verband met de Wwft)
(7) Financiële gegevens, zowel zakelijk als privé
(8) NAW-gegevens, BSN-nummer en gegevens ID-bewijs van personeelsleden van Verantwoordelijke
(9) NAW-gegevens en BSN-nummer, indien relevant en nodig voor de Werkzaamheden, van klanten
van Verantwoordelijke
De werkzaamheden waarvoor bovengenoemde Gegevens mogen worden verwerkt, uitsluitend indien
noodzakelijk, zijn in ieder geval:
(1) De werkzaamheden, te beschouwen als de primaire dienstverlening, in het kader waarvan
Verantwoordelijke een opdracht heeft verstrekt aan Verwerker;
(2) het onderhoud, waaronder updates en releases van het door Verwerker dan wel subverwerker aan
Verantwoordelijke ter beschikking gestelde systeem;
(3) het gegevens- en technische beheer, ook door een subverwerker;
(4) de hosting, ook door een subverwerker.
ANNEX 2
BEVEILIGINGSMAATREGELEN
De Verwerker heeft in ieder geval de volgende beveiligingsmaatregelen getroffen:
• Backup- en herstelprocedures
• Beveiliging van netwerkverbindingen en netwerken
• Encryptie van persoonsgegevens tijdens elektronische overdracht naar externe partijen
• Geïmplementeerd beveiligingsbeleid en ICT gedragscode
• Geheimhoudingsverklaringen in arbeidscontracten
• Indringeralarm
• Logische toegangscontrole door middel van wachtwoorden en/of persoonlijke toegangscodes
en/of 2e
factor authenticatie
• Subverwerkersovereenkomsten met derden
• Veilige wijze voor het opslaan van gegevensbestanden
ANNEX 3
OVERZICHT SUB-VERWERKERS
De Verwerker zet voor de Werkzaamheden de volgende subverwerkers in:
Dienstverlening – Sub-verwerker
Financiële administratieverwerking – Basecone
Financiële administratieverwerking – WeFact
Financiële administratieverwerking – Exact Online
Financiële administratieverwerking – Reeleezee
Financiële administratieverwerking – Twinfield
Financiële rapportages – Visionplanner
Jaarrekening – Visionplanner/Exact
Kredietrapportage – Visionplanner
Fiscale aangiften (BTW) – Reeleezee
Fiscale aangiften (IB, BTW en VPB) – Nextens
Salarisverwerking – SalarisGemak/Exact
Salarisverwerking – Nmbrs
Audit – Engyon
VERWERKERSVOORWAARDEN
1. Algemeen
In deze verwerkersvoorwaarden wordt verstaan onder:
1.1 Algemene voorwaarden: de Algemene voorwaarden van Verwerker, die onverkort van toepassing zijn op iedere afspraak tussen Verwerker en Verantwoordelijke en van welke Algemene voorwaarden deze verwerkersvoorwaarden onlosmakelijk deel uitmaken.
1.2 Verwerker: Koeleman accountants & belastingadviseurs B.V., statutair gevestigd te en kantoorhoudende aan Vreelandseweg 7 te Hilversum en alle aan Koeleman accountants & belastingadviseurs B.V. gelieerde entiteiten, eveneens Opdrachtnemer.
1.3 Gegevens: de persoonsgegevens zoals omschreven in Annex 1.
1.4 Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Opdrachtnemer opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden, eveneens Verantwoordelijke.
1.5 Opdrachtnemer: Koeleman accountants & belastingadviseurs B.V., statutair gevestigd te Hilversum en kantoorhoudende aan de Vreelandseweg 7, 1216CG te Hilversum, eveneens Verwerker.
1.6 Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer tot het verrichten van Werkzaamheden door Opdrachtnemer ten behoeve van de Opdrachtgever, conform het bepaalde in de opdrachtbevestiging.
1.7 Verantwoordelijke: de Opdrachtgever die als natuurlijk persoon of rechtspersoon aan de Opdrachtnemer, eveneens Verwerker, opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden.
1.8 Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door Opdrachtnemer uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de
opdrachtbevestiging.
2. Toepasselijkheid verwerkersvoorwaarden
2.1 Deze verwerkersvoorwaarden zijn van toepassing op alle gegevens die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst met Opdrachtgever door Opdrachtnemer worden verzameld voor Opdrachtgever, alsmede op alle uit de Overeenkomst voor Opdrachtnemer
voortvloeiende Werkzaamheden en de in dat kader te verzamelen gegevens.
2.2 Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerking van de Gegevens zoals omschreven in Annex 1.
2.3 Bij de uitvoering van de Overeenkomst verwerkt Verwerker bepaalde persoonsgegevens voor Verantwoordelijke.
2.4 Dit zijn verwerkersvoorwaarden in de zin van artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarin de rechten en verplichtingen ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens schriftelijk is geregeld, waaronder ten aanzien van de beveiliging.
2.5 Deze verwerkersvoorwaarden maken, net als de Algemene voorwaarden van Verwerker, onderdeel uit van de Overeenkomst en alle toekomstige overeenkomsten tussen partijen.
3. Reikwijdte verwerkersvoorwaarden
3.1 Met het geven van de opdracht tot het verrichten van Werkzaamheden heeft Verantwoordelijke aan Verwerker de opdracht gegeven om de Gegevens te verwerken namens de Verantwoordelijke op de wijze zoals omschreven in Annex 1 in overeenstemming met de bepalingen van deze verwerkersvoorwaarden.
3.2 Verwerker verwerkt de Gegevens uitsluitend in overeenstemming met deze verwerkersvoorwaarden, met name met hetgeen is opgenomen in Annex 1. Verwerker bevestigt de Gegevens niet voor andere doeleinden te verwerken.
3.3 De zeggenschap over de Gegevens komt nooit bij Verwerker te rusten.
3.4 De Verantwoordelijke kan additionele, schriftelijke instructies aan Verwerker geven vanwege aanpassingen of wijzigingen in de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.
3.5 Verwerker verwerkt de Gegevens enkel in de Europese Economische Ruimte.
4. Verplichting Verantwoordelijke
4.1 Verantwoordelijke treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn en als zodanig ook aan Verwerker worden verstrekt.
5. Geheimhouding
5.1 Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken de Gegevens slechts in opdracht van Verantwoordelijke, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
5.2 Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen,
behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit een taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
6. Geen verdere verstrekking
6.1 Verwerker zal de gegevens niet delen met of verstrekken aan derden, tenzij Verwerker opdracht heeft verkregen van Verantwoordelijke of op grond van dwingendrechtelijke regelgeving daartoe verplicht is. Indien Verwerker op grond van dwingendrechtelijke regelgeving verplicht is om de Gegevens te delen met of te verstrekken aan derden, dan zal Verwerker de Verantwoordelijke hierover schriftelijk informeren, tenzij dit niet is toegestaan onder de genoemde regelgeving.
6.2 Verwerker zal voor de Werkzaamheden gebruik maken van derden (sub-verwerkers). Met het instemmen van Verantwoordelijke met de Overeenkomst heeft Verwerker toestemming gekregen om van de sub-verwerkers zoals opgenomen in Annex 3 gebruik te maken. Dit
onder de voorwaarden zoals onder artikel 10.1 omschreven.
7. Beveiligingsmaatregelen
7.1 Verwerker zal – rekening houdend met de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van Gegevens, de stand van de techniek en de kosten van tenuitvoerlegging – technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen om de Gegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. De beveiligingsmaatregelen die thans zijn genomen, zijn in Annex 2 bepaald.
7.2 Verwerker zorgt voor maatregelen die er mede op gericht zijn onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
8. Toezicht op naleving
8.1 Verwerker stelt Verantwoordelijke in staat om eenmaal per kalenderjaar, onder aanzegging van een redelijke termijn, de naleving van Verwerker te controleren van de verwerkersvoorwaarden en met name van de beveiligingsmaatregelen die zijn genomen zoals genoemd in artikel 7.
8.2 Verwerker is verplicht in het kader van de controle genoemd in lid 1 een overzicht te verstrekken van de Gegevens die worden verwerkt.
8.3 Verwerker verstrekt op verzoek van Verantwoordelijke eenmaal per jaar een rapportage aan Verantwoordelijke waarin Verwerker informeert over de stand van de beveiligingsmaatregelen zoals omschreven in artikel 7.
8.4 Verantwoordelijke en Verwerker kunnen naar aanleiding van de onder artikel 8.3 benoemde rapportage samen nadere beveiligingsmaatregelen overeenkomen.
9. Datalek
9.1 Zo spoedig mogelijk nadat Verwerker kennis neemt van een incident of datalek dat (mede) betrekking heeft of kan hebben op de Gegevens, stelt Verwerker Verantwoordelijke hiervan op de hoogte via de bij Verwerker bekende contactgegevens van Verantwoordelijke en zal Verwerker informatie verstrekken over: de aard van het incident of de datalek, de getroffen Gegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het incident of datalek op de Gegevens en de maatregelen die Verwerker heeft getroffen en zal treffen.
9.2 Verwerker zal Verantwoordelijke ondersteunen bij meldingen aan betrokkenen en/of autoriteiten.
10. Subverwerkers
10.1 Indien Verwerker op grond van de Overeenkomst zijn verplichtingen mag uitbesteden aan derden, legt Verwerker aan de betreffende derde deze verwerkersvoorwaarden op, dan wel sluit Verwerker met deze subverwerker een (sub)verwerkersovereenkomst betreffende de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de subverwerker.
11. Ondersteuning Verantwoordelijke
11.1 Verwerker zal Verantwoordelijke op verzoek ondersteunen bij het nakomen van de verplichtingen van Verantwoordelijke op grond van de artikelen 32 tot en met 36 Algemene Verordening Gegevensbescherming.
12. Aansprakelijkheid
12.1 Verwerker is slechts aansprakelijk, een en ander overeenkomstig hetgeen in artikel 82 Algemene Verordening Gegevensbescherming is bepaald, voor schade of nadeel voor zover dat ontstaat door zijn werkzaamheid. Verwerker is slechts aansprakelijk voor schade die aan hem kan worden toegerekend in het kader van zijn werkzaamheden volgens deze verwerkersvoorwaarden en/of niet-nakoming van verplichtingen door Verwerker onder deze verwerkersvoorwaarden.
13. Duur en beëindiging
13.1 Deze verwerkersvoorwaarden zijn geldig zolang Verwerker de opdracht heeft van Verantwoordelijke om Gegevens te verwerken op grond van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker. Zolang door Verwerker Werkzaamheden worden verricht ten behoeve van Verantwoordelijke zijn deze verwerkersvoorwaarden op deze relatie van toepassing.
13.2 Indien Verwerker op grond van een wettelijke bewaarplicht bepaalde gegevens en/of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers waarop of waarin zich Gegevens bevinden gedurende een wettelijke termijn moet bewaren, dan zal Verwerker zorgdragen voor de vernietiging van deze gegevens of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers binnen 4 weken na beëindiging van de wettelijke bewaarplicht.
13.3 Bij beëindiging van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker kan Verantwoordelijke aan Verwerker verzoeken om alle documenten, computerdisks en andere gegevensdragers, waarop of waarin zich gegevens bevinden, te retourneren aan Verantwoordelijke, voor rekening van Verantwoordelijke. In geval van retournering zal Verwerker de gegevens verstrekken in de vorm zoals bij Verwerker aanwezig.
13.4 Onverlet hetgeen voor het overige in dit artikel 12 is bepaald, zal Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst geen Gegevens houden noch gebruiken.
14. Nietigheid
14.1 Indien één of meerdere bepalingen uit deze verwerkersvoorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing. Indien enige bepaling van deze verwerkersvoorwaarden niet rechtsgeldig is, zullen partijen over de inhoud van een nieuwe bepaling onderhandelen, welke bepaling de inhoud van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benaderd.
15. Toepasselijk recht en forumkeuze
15.1 Op deze verwerkersvoorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
15.2 Alle geschillen in verband met de verwerkersvoorwaarden of de uitvoering daarvan worden voorgelegd aan de bevoegde rechter bij de rechtbank in het arrondissement waarin Opdrachtnemer zijn woonplaats heeft.
15.3 In afwijking van het bepaalde in lid 2 kunnen Opdrachtgever en Opdrachtnemer kiezen voor een andere wijze van geschillenbeslechting.
ANNEX 1 – GEGEVENS EN DOELEINDEN
De Verantwoordelijke laat de Verwerker de volgende Gegevens door Verwerker verwerken in het kader van de opdracht, waaronder maar niet uitsluitend, kunnen vallen personeelsadministratie, loonadministratie, financiële verslaglegging:
(1) Naam (initialen, achternaam)
(2) Telefoonnummer
(3) E-mailadres
(4) Geboortedatum
(5) Woonplaats
(6) Gegevens ID-bewijs (in verband met de Wwft)
(7) Financiële gegevens, zowel zakelijk als privé
(8) NAW-gegevens, BSN-nummer en gegevens ID-bewijs van personeelsleden van Verantwoordelijke
(9) NAW-gegevens en BSN-nummer, indien relevant en nodig voor de Werkzaamheden, van klanten van Verantwoordelijke
De werkzaamheden waarvoor bovengenoemde Gegevens mogen worden verwerkt, uitsluitend indien noodzakelijk, zijn in ieder geval:
(1) De werkzaamheden, te beschouwen als de primaire dienstverlening, in het kader waarvan Verantwoordelijke een opdracht heeft verstrekt aan Verwerker;
(2) het onderhoud, waaronder updates en releases van het door Verwerker dan wel subverwerker aan Verantwoordelijke ter beschikking gestelde systeem;
(3) het gegevens- en technische beheer, ook door een subverwerker;
(4) de hosting, ook door een subverwerker.
ANNEX 2 – BEVEILIGINGSMAATREGELEN
De Verwerker heeft in ieder geval de volgende beveiligingsmaatregelen getroffen:
Backup- en herstelprocedures
Beveiliging van netwerkverbindingen en netwerken
Encryptie van persoonsgegevens tijdens elektronische overdracht naar externe partijen
Geïmplementeerd beveiligingsbeleid en ICT gedragscode
Geheimhoudingsverklaringen in arbeidscontracten
Indringeralarm
Logische toegangscontrole door middel van wachtwoorden en/of persoonlijke toegangscodes en/of 2e factor authenticatie
Subverwerkersovereenkomsten met derden
Veilige wijze voor het opslaan van gegevensbestanden
ANNEX 3 – OVERZICHT SUB-VERWERKERS
De Verwerker zet voor de Werkzaamheden de volgende sub-verwerkers in:
| Dienstverlening | Sub-verwerker | |
| Financiële administratieverwerking | Exact Online | |
| Financiële administratieverwerking | Reeleezee | |
| Financiële administratieverwerking | Twinfield | |
| Financiële administratieverwerking | Basecone | |
| Financiële administratieverwerking | WeFact | |
| Financiële rapportages | Visionplanner | |
| Jaarrekening | Visionplanner | |
| Jaarrekening | RapportageGemak | |
| Kredietrapportage | Visionplanner | |
| Fiscale aangiften | BTW Reeleezee | |
| Fiscale aangiften | IB/VPB/BTW Nextens | |
| Salarisverwerking | SalarisGemak/Exact | |
| Salarisverwerking | Nmbrs |